Personalplanung über 15 Jahre – ein Pilot mit klarem Ergebnis.

Ausgangssituation

Ein Top-3-Energiekonzern musste die Mitarbeiterbestände und -bedarfe mehrerer Fachbereiche über rund 15 Jahre belastbar planen. Klassische Tabellenmodelle stießen dabei an Grenzen, weil Renteneintritte, Befristungen und deren Verlängerung, Qualifikationsentwicklung und Umgruppierungen gleichzeitig in Szenarien gegeneinander gerechnet werden mussten.

Geprüft wurde ein spezialisiertes Personalplanungs-Tool, in das die Mitarbeiterdaten eingespielt und die Personalentwicklung in mehreren Szenarien projiziert werden sollte.

Vorgehen

1. Anforderungsaufnahme Aufnahme der fachlichen Anforderungen der vier Bereiche an Datenmodell, Szenario-Logik und Auswertungen. Die Anforderungen bildeten zugleich den Maßstab für die spätere Bewertung des Tools.
2. Anbietersteuerung Steuerung des Tool-Anbieters entlang der Pilotphase – Termine, Lieferungen, offene Punkte. Die Schnittstelle zwischen HR-Fachbereich, HR-IT und Anbieter lag dabei bei uns.
3. Aufbau des Datensets Mitarbeiterstammdaten und Personalmaßnahmen für alle betroffenen Mitarbeitenden strukturiert und gepflegt.
4. Szenarien gerechnet Renteneintritte, Befristungen und Verlängerungen, Qualifikationen und Umgruppierungen über den 15-Jahres-Horizont.
5. Bewertung und Entscheidung Abgleich der Ergebnisse mit den Anforderungen und strukturierte Make-or-Buy-Entscheidung.

Ergebnis

Die Szenarien wurden strukturiert gerechnet. Das Tool konnte jedoch zentrale Anforderungen nicht abbilden – Fluktuationsberechnung, flexible Renteneintritte und bereichsübergreifende Versetzungen zwischen Qualifikationen – und wurde bewusst nicht produktiv eingeführt. Die erarbeitete Anforderungs- und Datenbasis blieb vollständig nutzbar und ist die Grundlage für die interne Lösung „HR-Demand Manager“ – begleitet von uns als PMO an der Schnittstelle zwischen HR-Fachbereich und HR-IT.

Referenzansprechpartner nennen wir auf Anfrage – nach Freigabe durch den Kunden.